Telefonservice Kosten: Preismodelle mit Rechenbeispiel
Kurz gesagt
Ein externer Telefonservice kostet in Deutschland meist 0,54 bis 1,39 € netto pro Gesprächsminute oder 1,40 bis 1,70 € pro angenommenem Anruf, dazu je nach Tarif 0 bis 180 € Grundgebühr im Monat. Bei 150 Anrufen à zwei Minuten liegen die gängigen Modelle zwischen rund 180 und 640 € netto.
Auf dem Papier wirkt der Tarif mit 0,54 € pro Minute wie der klare Sieger. In der Praxis zahlt jemand mit vielen kurzen Anrufen dort womöglich mehr als bei einem Anbieter, der 1,70 € pauschal pro Gespräch nimmt. Telefonservices rechnen nach sehr unterschiedlichen Logiken ab. Wer nur den Minutenpreis vergleicht, vergleicht das Falsche.
Die Zahlen in diesem Text stammen aus den öffentlichen Preislisten von vier deutschen Anbietern, abgerufen am 19. Oktober 2026 (ebuero, Star Sekretariat, phonea, OfficeHelden). Alle Beträge sind netto, die Angebote richten sich ausschließlich an Gewerbetreibende und Freiberufler.
Welche Preismodelle es beim Telefonservice gibt
Im Markt tauchen vier Grundformen auf, oft mit Mischformen dazwischen:
- Reiner Minutenpreis: keine Grundgebühr, abgerechnet wird jede Bearbeitungsminute. Der günstigste gefundene Satz liegt bei 0,54 €.
- Grundgebühr mit Inklusivminuten: etwa 49 € im Monat für die ersten 60 Minuten, jede weitere kostet 0,55 €.
- Pauschale pro Anruf: 1,70 € je angenommenem Gespräch, egal ob es 40 Sekunden oder vier Minuten dauert. Mit Anrufpaket sinkt der Preis auf 1,40 €.
- Grundgebühr plus Annahme plus Minute: 59,90 bis 179,90 € im Monat, dazu 1,04 bis 1,39 € je Anruf und noch einmal derselbe Betrag je angefangener Bearbeitungsminute.
Das vierte Modell ist das teuerste, bringt aber meist mehr mit: eigene Einwahlnummer, ausführlichere Gesprächsnotizen, mehrere Sekretariatsprofile. Ob die erste Minute schon im Annahmeentgelt steckt, steht in den AGB. Lies das nach, bevor du rechnest.
Rechenbeispiel: 150 Anrufe im Monat
Angenommen, bei dir kommen im Monat 150 Anrufe an, die der Service übernimmt. Im Schnitt dauert jedes Gespräch zwei Minuten, das ergibt 300 Bearbeitungsminuten. So sieht die Rechnung in den einzelnen Modellen aus:
Quelle: Preislisten von ebuero, Star Sekretariat und phonea, abgerufen 19.10.2026; KI-Spanne laut Preisvergleich von elf Anbietern (Ainora, Stand 11.10.2026); eigene Berechnung
Der Abstand zwischen dem günstigsten und dem teuersten menschlichen Service beträgt hier mehr als das Dreifache. Das liegt nicht an der Qualität allein. Es liegt am Abrechnungsprinzip: Wer Annahme und Minute getrennt berechnet, kassiert bei jedem Gespräch doppelt.
Mit anderen Annahmen kippt das Bild. Dauern deine Gespräche im Schnitt nur 50 Sekunden, ist die Pauschale pro Anruf plötzlich teurer als jedes Minutenmodell. Bei fünf Minuten Gesprächsdauer ist sie dagegen unschlagbar.
Taktung: der unterschätzte Kostentreiber
Viele Tarife rechnen „je angefangene Minute“ ab. Ein Anruf von 1:10 Minuten wird dann als zwei volle Minuten berechnet. Bei 150 solcher Gespräche sind das 300 abgerechnete Minuten, tatsächlich telefoniert wurden 175. Beim Satz von 0,55 € macht das knapp 69 € im Monat aus, für Zeit, in der niemand gesprochen hat.
Noch deutlicher wird es bei Tarifen, die eine Mindestdauer pro Anruf ansetzen. Bei manchen KI-Diensten sind das 30 Sekunden, bei menschlichen Services manchmal eine volle Minute, auch wenn der Anrufer nach zehn Sekunden auflegt. Wer viele Kurzanrufe hat, etwa Rückfragen zu Öffnungszeiten oder Lieferterminen, sollte genau diesen Posten durchrechnen.
Sekundengenaue Abrechnung gibt es. Sie steht aber selten groß auf der Startseite, manchmal widersprechen sich sogar zwei Abschnitte derselben Preisseite. Lass dir die Taktung schriftlich geben.
Zuschläge, die auf der Startseite fehlen
Der Grundpreis gilt fast immer nur in der Kernzeit, typischerweise montags bis freitags von 7 bis 19 Uhr. Alles darüber hinaus kostet extra:
| Posten | Beispielpreise aus den geprüften Listen |
|---|---|
| Anrufe außerhalb der Kernzeit | +0,25 € pro Minute oder 2,70 € pauschal pro Anruf |
| 24-Stunden-Erreichbarkeit | 19,90 bis 29,50 € im Monat |
| Durchstellen ins deutsche Festnetz | 0,06 € pro angefangene Minute |
| Durchstellen aufs Handy | 0,29 € pro angefangene Minute |
| Annahme in einer Fremdsprache | +0,25 € pro Minute |
| SMS-Benachrichtigung | 0,14 € je Nachricht |
Ein Beispiel: Ein Handwerksbetrieb lässt abends und am Wochenende 40 Notdienst-Anrufe pro Monat annehmen. Bei 2,70 € pauschal außerhalb der Kernzeit sind das 108 € extra, bei einem Minutenzuschlag von 0,25 € und drei Minuten Gesprächsdauer nur 30 €. Welche Variante günstiger ist, hängt also auch davon ab, wann bei dir das Telefon klingelt.
Gerade das Durchstellen läppert sich. Wenn der Service wichtige Anrufer auf dein Mobiltelefon weiterleitet, zahlst du die Minuten zusätzlich zum Bearbeitungspreis.
Wann sich eine eigene Kraft rechnet
Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 € pro Stunde, ab 2027 steigt er auf 14,60 €. Eine Teilzeitkraft mit 20 Wochenstunden kostet dich damit selbst am unteren Ende spürbar mehr als jeder Service:
- 20 Std. × 13,90 € × 52 Wochen ÷ 12
- 1.204,67 €
- Arbeitgeberanteile Sozialversicherung (ca. 21 %)
- 252,98 €
- Monatliche Kosten
- rund 1.458 €
Arbeitgeberanteile pauschal mit rund 21 % angesetzt; Urlaub, Krankheit und Arbeitsplatz nicht eingerechnet.
Für dieses Geld bekommst du beim Inklusivmodell rund 2.600 Bearbeitungsminuten, also gut 43 Stunden reine Gesprächszeit. Die Teilzeitkraft deckt aber nur 20 Stunden pro Woche ab, ist im Urlaub weg und kann nicht zwei Anrufe gleichzeitig annehmen.
Meine Einschätzung: Unter etwa 40 Stunden echter Telefonzeit im Monat lohnt sich eigenes Personal nur, wenn die Person nebenher noch andere Büroarbeit erledigt. Dann ist es keine Telefonistin mehr, sondern eine Assistenz, und der Vergleich verschiebt sich. Wie das mit externer Unterstützung aussieht, steht im Beitrag über die virtuelle Sekretärin und ihre Aufgaben.
Und was kostet die KI-Variante?
Sprach-KI rechnet deutlich günstiger ab. Ein Preisvergleich von elf Anbietern nennt für Deutschland 0,18 bis 0,50 € pro Minute ohne Grundgebühr oder Pakete von 9,99 bis 1.299 € im Monat, dazu teils einmalige Einrichtungskosten bis 799 €. Ein KI-Assistent nimmt beliebig viele Anrufe parallel an und kennt keine Kernzeit.
Billiger heißt nicht automatisch besser. Bei verärgerten Kunden, unklaren Anliegen oder Notfällen stößt die Technik an Grenzen, die ein Mensch am Telefon nicht hat. Die Details zu Preisen und versteckten Posten stehen im Artikel zu den Kosten eines KI-Telefonassistenten. Wer eine Lösung sucht, die direkt im eigenen Kalender bucht, kann sich KI-Assistenten mit Kalender- und CRM-Anbindung bauen lassen.
Was im Angebot stehen sollte
Bevor du unterschreibst, prüf diese Punkte:
- Taktung: sekundengenau, 30 oder 60 Sekunden
- Kosten für Anrufe, bei denen der Anrufer sofort auflegt
- Kernzeiten und Zuschläge außerhalb davon
- Verfall ungenutzter Paketkontingente am Monatsende
- Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, Mindestumsatz pro Monat
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
- Testphase mit echten Anrufen
Für Praxen und Kanzleien kommt die Verschwiegenheitsverpflichtung dazu, die über den normalen Datenschutz hinausgeht. Das Thema hat einen eigenen Beitrag: Telefonservice für Kanzleien und Berufsgeheimnisträger.
Der nächste Schritt dauert zehn Minuten. Exportier die Anrufliste der letzten vier Wochen aus deiner Telefonanlage oder dem Mobilfunk-Portal, zähl die Anrufe und schätz die durchschnittliche Dauer. Mit diesen zwei Zahlen rechnest du jedes Angebot in einer Zeile durch. Wie die Anrufe dann technisch beim Service landen, erklärt die Anleitung zur Rufumleitung auf einen Telefonservice.
Häufige Fragen
Zahle ich auch für Anrufe, bei denen der Anrufer sofort auflegt?
Das regelt jeder Anbieter selbst. Manche berechnen Anrufe nicht, bei denen jemand direkt auflegt oder sich verwählt hat, andere zählen jede Annahme. Frag vor Vertragsschluss gezielt danach und lass es dir schriftlich bestätigen.
Ist ein Telefonservice steuerlich absetzbar?
Ja, für Unternehmer sind die Kosten Betriebsausgaben. Die Preise in den Listen sind fast immer netto, auf der Rechnung kommen 19 % Umsatzsteuer dazu, die du als Vorsteuer ziehen kannst, sofern du nicht Kleinunternehmer bist.
Gibt es Telefonservice ohne Vertragslaufzeit?
Ja. Mehrere Anbieter werben mit monatlicher Kündbarkeit und ohne Einrichtungsgebühr. Bei Anrufpaketen verfallen ungenutzte Kontingente aber oft am Monatsende, das macht kurze Laufzeiten bei schwankendem Volumen teurer als gedacht.
Brauche ich mit einem Telefonservice einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
In der Regel ja. Der Dienstleister notiert Namen, Nummern und Anliegen deiner Anrufer und verarbeitet damit personenbezogene Daten in deinem Auftrag. Seriöse Anbieter stellen einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO von sich aus bereit.
