Virtuelle Sekretärin: Aufgaben, Kosten, Vertrag
Kurz gesagt
Eine virtuelle Sekretärin arbeitet aus der Ferne für dein Büro: Sie nimmt Anrufe an, pflegt Termine, sortiert E-Mails, schreibt Korrespondenz und bereitet Rechnungen vor. Angeboten wird das von Büroservice-Agenturen mit Minuten- und Stundentarifen und von freiberuflichen Assistentinnen mit Stundenkontingenten. Vertraglich wichtig sind Datenschutz und die Abgrenzung zur Scheinselbständigkeit.
Die meisten, die nach einer virtuellen Sekretärin suchen, haben kein Telefonproblem. Sie haben ein Zeitproblem. Das Telefon ist nur das lauteste Symptom. Dahinter stecken unbeantwortete Mails, ein Kalender, den niemand pflegt, Angebote, die seit Tagen auf dem Stapel liegen, und eine Rechnungsstellung, die immer am Wochenende passiert.
Eine virtuelle Sekretärin kann davon viel abnehmen. Aber nur, wenn vorher klar ist, welche Aufgaben sie übernimmt, wie sie Zugriff bekommt und welches Vertragsmodell passt.
Was eine virtuelle Sekretärin übernimmt
Der Begriff ist nicht geschützt. Gemeint ist jemand, der von einem anderen Ort aus Büroarbeit für dich erledigt, über Telefon, E-Mail und gemeinsame Online-Werkzeuge. Typische Aufgaben:
- Anrufe annehmen, Rückrufe koordinieren, Telefonnotizen schreiben
- Termine vereinbaren und den Kalender pflegen
- das E-Mail-Postfach vorsortieren und Standardanfragen beantworten
- Briefe und Protokolle nach Vorlage oder Diktat schreiben
- Rechnungen vorbereiten und Zahlungseingänge abgleichen
- Reisen buchen, Unterlagen zusammenstellen
- Kundendaten im CRM aktuell halten
- eingehende Post digital verteilen, wenn sie gescannt wird
Was sich schlecht auslagern lässt: Entscheidungen, die Fachwissen verlangen, vertrauliche Personalgespräche und alles, was physisch vor Ort passieren muss.
| Kriterium | Gut geeignet | Mit klarer Anleitung | Eher nicht |
|---|---|---|---|
| Telefon und Termine | |||
| Postfach vorsortieren | |||
| Korrespondenz nach Vorlage | |||
| Rechnungen vorbereiten | |||
| Angebote kalkulieren | |||
| Personalthemen, Kündigungen | |||
| Ablage und Post vor Ort |
Die drei Modelle im Vergleich
Büroservice mit Team. Agenturen, die aus dem Telefonservice kommen, bieten oft zusätzlich Sekretariatsleistungen an. Das Telefon wird pro Minute oder Anruf abgerechnet, Schreibarbeiten nach Zeit. Vorteil: Urlaub und Krankheit fallen nicht ins Gewicht, weil immer jemand da ist. Nachteil: Du sprichst nicht immer mit derselben Person.
Freiberufliche virtuelle Assistentin. Eine feste Ansprechpartnerin, die mit der Zeit dein Geschäft kennt. Abgerechnet wird meist ein monatliches Stundenkontingent. Vorteil: Kontinuität. Nachteil: Wenn sie ausfällt, fällt alles aus, und arbeitsrechtlich musst du genauer hinschauen.
Automatisierung und KI. Terminbuchung über ein Online-Tool, ein KI-Telefonassistent für Standardanrufe, Regeln im Postfach. Das ersetzt keine Sekretärin, nimmt ihr aber Routine ab. Wie ein Sprachassistent arbeitet, steht im Beitrag zur Funktionsweise eines KI-Telefonassistenten.
Viele kleine Betriebe landen bei einer Mischung: Online-Terminbuchung und Telefonservice für die Erreichbarkeit, eine Assistentin für ein paar Stunden pro Woche für alles Schriftliche.
Was eine virtuelle Sekretärin kostet
Für den Telefonteil gibt es klare Marktpreise. Deutsche Anbieter verlangen laut ihren Preislisten (Stand Oktober 2026) 0,54 bis 1,39 € netto pro Gesprächsminute oder 1,40 bis 1,70 € pro Anruf, teils mit Grundgebühr. Eine Rechnung mit Beispielen steht im Beitrag zu den Kosten eines Telefonservice.
Für Büroarbeit nach Stunden ist der Markt unübersichtlicher, die Preise hängen stark von Erfahrung und Herkunftsland ab. Statt einer Zahl hilft ein Blick auf die Kalkulation einer Selbstständigen. Daran siehst du, welcher Stundensatz dauerhaft tragfähig ist:
- Angestrebter Gewinn vor Steuern pro Jahr
- 40.000 €
- Kranken-, Pflegeversicherung und Altersvorsorge
- 10.000 €
- Software, Hardware, Versicherungen, Weiterbildung
- 3.000 €
- Fakturierbare Stunden pro Jahr (Urlaub, Krankheit, Akquise abgezogen)
- 1.100
- Nötiger Stundensatz netto
- rund 48 €
Beispielhafte Annahmen, keine Marktdaten. Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge und Steuern zahlt eine Selbstständige allein.
Das heißt nicht, dass jede Assistentin 48 € verlangt. Es zeigt aber, warum sehr niedrige Sätze ein Warnsignal sind: Entweder arbeitet jemand nebenbei, rechnet nicht vollständig oder sitzt in einem Land mit anderem Kostenniveau. Alles drei kann funktionieren. Du solltest es nur wissen.
Scheinselbständigkeit: das unterschätzte Risiko
Bei einer freien Assistentin, die nur für dich arbeitet, feste Zeiten einhält und deine Anweisungen bis ins Detail befolgt, kann rechtlich ein Arbeitsverhältnis vorliegen. § 7 Abs. 1 SGB IV nennt als Anhaltspunkte für eine Beschäftigung die Tätigkeit nach Weisungen und die Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers.
Wird das später festgestellt, etwa bei einer Betriebsprüfung, schuldet der Auftraggeber die Sozialversicherungsbeiträge nach, auch rückwirkend für mehrere Jahre. Das kann teuer werden.
Folgende Punkte sprechen für eine echte Selbstständigkeit:
- mehrere Auftraggeber, auch nach außen sichtbar (Website, Rechnungen)
- eigene Arbeitsmittel und eigene Arbeitszeiten
- Vergütung nach Ergebnis oder Kontingent, nicht wie ein Gehalt
- eigenes unternehmerisches Auftreten, eigene Preise
Wer unsicher ist, kann bei der Deutschen Rentenversicherung ein Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV beantragen. Bei Agenturen stellt sich die Frage seltener, weil dort Angestellte der Agentur für mehrere Kunden arbeiten.
Zugriff und Datenschutz
Eine virtuelle Sekretärin sieht E-Mails, Kundendaten, oft auch Bankumsätze. Sie verarbeitet damit personenbezogene Daten in deinem Auftrag, du brauchst einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Bei Agenturen ist er Standard, bei Freiberuflerinnen musst du ihn oft selbst anstoßen.
Technisch gilt: Zugang über Delegation, nicht über geteilte Passwörter. Microsoft 365 und Google Workspace erlauben es, Postfach und Kalender für eine andere Person freizugeben, ohne dein Passwort herauszugeben. Für alles andere eignet sich ein Passwortmanager mit geteilten Einträgen. Endet die Zusammenarbeit, entziehst du die Freigaben mit ein paar Klicks.
Für Berufsgeheimnisträger wie Ärzte, Anwälte und Steuerberater kommt die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB dazu, Details im Beitrag zum Telefonservice für Kanzleien.
Woran du eine gute virtuelle Sekretärin erkennst
Lebensläufe und Bewertungen sagen wenig darüber, ob jemand zu deinem Büro passt. Eine bezahlte Probeaufgabe sagt mehr. Gib zwei oder drei Kandidatinnen dieselbe echte Aufgabe, etwa zehn E-Mails aus deinem Postfach (anonymisiert) mit der Bitte, Antwortentwürfe zu schreiben und die Mails nach Dringlichkeit zu sortieren. Bezahl dafür eine Stunde.
Achte bei der Auswertung weniger auf perfekte Formulierungen als auf drei Dinge: Wurden Rückfragen gestellt, wo etwas unklar war? Ist die Sortierung nachvollziehbar? Und stimmt der Ton zu deinem Betrieb? Wer bei einer Probeaufgabe nichts fragt, fragt später auch nicht nach, wenn es darauf ankommt.
Im Gespräch lohnen sich Fragen nach der Vertretung bei Krankheit, nach den genutzten Werkzeugen und danach, wie viele Kunden die Assistentin parallel betreut. Bei einer Agentur fragst du stattdessen, ob du eine feste Ansprechperson bekommst und wie die Übergabe läuft, wenn sie wechselt.
So startest du ohne Chaos
Die ersten Wochen entscheiden, ob die Zusammenarbeit funktioniert. Drei Dinge helfen. Schreib eine Liste aller Aufgaben, die du abgeben willst, mit geschätzter Zeit pro Woche. Nimm für die wichtigsten davon kurze Bildschirmvideos auf, in denen du zeigst, wie du sie heute erledigst. Und vereinbare einen festen Termin pro Woche, an dem ihr zehn Minuten offene Punkte durchgeht.
Bevor du Aufgaben an einen Menschen abgibst, lohnt der Blick, was sich automatisieren lässt. Terminvereinbarung per Telefon lässt sich oft durch eine Online-Terminbuchung ersetzen, Papierpost durch einen Scan-Service. Wer weitergehen will und wiederkehrende Abläufe mit KI-Assistenten verbinden möchte, kann sich dafür bei OnlineBuilders beraten lassen. Was übrig bleibt, ist die Arbeit, für die sich eine virtuelle Sekretärin wirklich lohnt.
Fang heute mit der Liste an. Schreib eine Woche lang jede Büroaufgabe auf, die du erledigst, mit Minuten daneben. Alles, was mehr als zweimal vorkommt und keine Fachentscheidung braucht, ist ein Kandidat für die Übergabe.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen virtueller Sekretärin und virtueller Assistenz?
Im Alltag werden beide Begriffe fast gleich verwendet. Sekretärin betont eher klassische Aufgaben wie Telefon, Termine und Korrespondenz, Assistenz schließt oft auch Recherche, Social Media oder Projektkoordination ein. Entscheidend ist die konkrete Aufgabenliste im Vertrag, nicht die Bezeichnung.
Wie viele Stunden sollte ich am Anfang buchen?
Für den Einstieg reicht oft ein kleines Kontingent von zehn bis zwanzig Stunden im Monat. Nach zwei, drei Monaten siehst du, welche Aufgaben wirklich abgegeben werden und wie lange sie dauern. Danach lässt sich das Kontingent sinnvoll anpassen.
Darf eine virtuelle Sekretärin aus dem Ausland arbeiten?
Ja. Steuerlich schuldest du für Leistungen ausländischer Unternehmer in der Regel selbst die Umsatzsteuer im Reverse-Charge-Verfahren. Datenschutzrechtlich brauchst du für Länder außerhalb der EU ohne Angemessenheitsbeschluss zusätzlich Standardvertragsklauseln.
Muss ich der virtuellen Sekretärin meine Passwörter geben?
Besser nicht. Nutze Delegationsfunktionen für Postfach und Kalender und einen Passwortmanager mit geteilten Einträgen, die du jederzeit entziehen kannst. So bleibt nachvollziehbar, wer was getan hat.
