# Telefonservice für Kanzleien: § 203 StGB und § 43e BRAO

> Kanzleien dürfen einen externen Telefonservice nutzen. Seit 2017 erlaubt § 203 Abs. 3 StGB, mitwirkenden Dienstleistern Mandatsgeheimnisse zugänglich zu machen, soweit das erforderlich ist. Voraussetzung ist ein Vertrag in Textform nach § 43e BRAO mit Verschwiegenheitsverpflichtung und Belehrung über die Strafbarkeit, für Steuerberater nach § 62a StBerG.

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- Aktualisiert: 2026-10-19
- Herausgeber: Virtuelle Sekretärin (OnlineBuilders LLC, https://onlinebuilders.biz)

Schon die Tatsache, dass jemand bei einer Kanzlei anruft, kann ein Geheimnis sein. Eine Ehefrau, die sich nach einem Scheidungsanwalt erkundigt. Ein Geschäftsführer, der wegen einer Durchsuchung anruft. Wer bei einem Telefonservice diese Anrufe entgegennimmt, erfährt Dinge, die unter das Berufsgeheimnis fallen, bevor überhaupt ein Mandat besteht.

Lange war deshalb unklar, ob Anwälte externe Dienstleister überhaupt einbinden dürfen. Seit November 2017 ist das geregelt. Die Antwort lautet ja, aber mit Bedingungen, die über einen normalen Dienstleistungsvertrag deutlich hinausgehen.

## Was § 203 StGB seit 2017 erlaubt

[§ 203 StGB](https://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__203.html) stellt das unbefugte Offenbaren fremder Geheimnisse durch Berufsgeheimnisträger unter Strafe, darunter Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Ärzte. Die Strafe beträgt bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe oder Geldstrafe, bei Handeln gegen Entgelt bis zu zwei Jahre.

Absatz 3 enthält die entscheidende Öffnung. Kein Offenbaren liegt vor, wenn Geheimnisse „sonstigen mitwirkenden Personen“ zugänglich gemacht werden, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. Ein Telefonservice ist eine solche mitwirkende Person.

Absatz 4 dreht die Verantwortung aber zurück zur Kanzlei. Strafbar macht sich auch der Anwalt, der nicht dafür sorgt, dass die mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde. Wer also einfach einen Standardtarif bucht und den Vertrag nie liest, trägt das Risiko selbst.

## Die Pflichten aus § 43e BRAO

Wie diese Verpflichtung aussehen muss, steht im Berufsrecht. [§ 43e BRAO](https://www.gesetze-im-internet.de/brao/__43e.html) regelt die „Inanspruchnahme von Dienstleistungen“ und verlangt vier Dinge: sorgfältige Auswahl des Dienstleisters, sofortige Beendigung der Zusammenarbeit, wenn die Vorgaben nicht eingehalten werden, und einen Vertrag in Textform mit festen Inhalten. Für Steuerberater enthält [§ 62a StBerG](https://www.gesetze-im-internet.de/stberg/__62a.html) nahezu wortgleiche Regeln.

**Was der Vertrag mit dem Telefonservice nach § 43e Abs. 3 BRAO enthalten muss**

- [ ] Verpflichtung zur **Verschwiegenheit** in Textform
- [ ] Belehrung über die **strafrechtlichen Folgen** einer Pflichtverletzung
- [ ] Beschränkung des Zugangs auf das, was für die Anrufannahme **erforderlich** ist
- [ ] Festlegung, ob der Dienstleister **Subunternehmer** einsetzen darf
- [ ] Falls ja: Pflicht, auch diese in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten
- [ ] Zusätzlich: Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO

Textform heißt: E-Mail oder PDF genügt, eine eigenhändige Unterschrift ist nicht nötig. Viele Anbieter, die sich auf Kanzleien spezialisiert haben, legen eine fertige Verschwiegenheitsvereinbarung bei. Prüf trotzdem, ob die Belehrung über die Strafbarkeit wirklich drinsteht. Genau dieser Punkt fehlt in allgemeinen Geheimhaltungsklauseln gern.

Zwei Sonderfälle regelt die Vorschrift extra. Sitzt der Dienstleister im Ausland, ist der Zugang zu Geheimnissen nur erlaubt, wenn der Geheimnisschutz dort mit dem deutschen vergleichbar ist (Absatz 4). Dient die Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, braucht es zusätzlich die Einwilligung des Mandanten (Absatz 5). Ein Telefonservice für die ganze Kanzlei ist normalerweise kein solcher Fall.

## Welche Anrufe sofort zum Anwalt müssen

Rechtlich ist der Vertrag die halbe Miete. Praktisch entscheidet der Gesprächsleitfaden, ob der Service hilft oder schadet. Das größte Risiko sind Anrufe, hinter denen eine laufende Frist steckt, die der Mitarbeiter am Telefon nicht erkennt.

**Typische Anrufe mit kurzer Frist im Hintergrund**

| | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| „Ich habe einen Mahnbescheid bekommen“ | 2 Wochen für den Widerspruch | § 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO |
| „Das Gericht hat ein Versäumnisurteil geschickt“ | 2 Wochen für den Einspruch | § 339 Abs. 1 ZPO |
| „Mir wurde gekündigt“ | 3 Wochen für die Kündigungsschutzklage | § 4 KSchG |
| „Ich habe einen Bescheid vom Finanzamt“ | 1 Monat für den Einspruch | § 355 Abs. 1 AO |

Der Service soll keine Fristen berechnen, das wäre gefährlich. Er muss aber Signalwörter erkennen und solche Anrufe als dringend markieren: Gericht, Bescheid, Kündigung, Zustellung, Polizei, Durchsuchung. Bei Durchsuchung oder Festnahme gehört der Anruf ohne Umweg aufs Handy des zuständigen Anwalts oder des Notdienstes.

Fürs Leitfaden-Blatt hat sich eine einfache Regel bewährt: Der Service fragt bei jedem Neuanruf nach dem Datum des Schreibens und dem Datum der Zustellung und schreibt beides in die Notiz. Damit kann die Kanzlei sofort einschätzen, wie viel Zeit bleibt.

## Kollisionsprüfung schon am Telefon vorbereiten

Ein Punkt, den viele Kanzleien übersehen: Nach § 43a Abs. 4 BRAO dürfen Anwälte nicht widerstreitende Interessen vertreten. Bevor ein Erstgespräch stattfindet, muss klar sein, wer die Gegenseite ist.

Der Telefonservice kann das vorbereiten, ohne inhaltlich zu beraten. Für die Notiz reichen Name und Anschrift des Anrufers, Name des Gegners (Person oder Firma) und das Rechtsgebiet in zwei, drei Worten. Was der Service nicht aufnehmen soll, sind Details zum Sachverhalt. Je weniger dort steht, desto kleiner ist das Risiko, und desto eher bleibt der Zugang auf das „Erforderliche“ beschränkt, wie es § 43e Abs. 3 Nr. 2 BRAO verlangt.

Ein Muster für die Notiz mit den passenden Feldern findest du in der [Vorlage für Telefonnotizen](https://virtuelle-sekretaerin.de/buero-organisation/telefonnotiz-vorlage/).

## Drei Sätze, die der Service nie sagen darf

Neben den dringenden Anrufen gibt es Situationen, in denen schon eine freundliche Auskunft zu viel ist. Sie gehören als Verbote ausdrücklich ins Leitfaden-Blatt.

Erstens: keine Bestätigung, dass jemand Mandant ist. Ruft die Gegenseite, ein Journalist oder ein Angehöriger an und fragt, ob Herr X von der Kanzlei vertreten wird, lautet die einzige Antwort, dass man eine Nachricht aufnimmt. Auch ein „Da muss ich nachsehen“ verrät schon etwas.

Zweitens: keine inhaltliche Einschätzung. Sätze wie „Das klingt nach einer klaren Sache“ oder „Da haben Sie gute Chancen“ sind für den Anrufer eine Aussage der Kanzlei. Rechtliche Prüfung im Einzelfall ist nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz Anwälten vorbehalten, ein Callcenter-Mitarbeiter hat dafür weder die Befugnis noch die Akte.

Drittens: keine Auskunft über Termine, Abwesenheiten oder den Stand eines Verfahrens an Dritte. Dass die Anwältin „heute den ganzen Tag beim Landgericht“ ist, kann für einen Gegner in einer laufenden Sache eine nützliche Information sein.

Diese drei Verbote kosten den Anbieter nichts, schützen die Kanzlei aber vor den peinlichsten Pannen. Lass dir bestätigen, dass sie in die Schulung der Mitarbeiter einfließen, die deine Leitung bedienen.

## Mensch oder KI für die Kanzlei?

Menschliche Telefonservices mit Kanzlei-Erfahrung kennen die Fallstricke und erkennen Fristanrufe zuverlässiger. Ein KI-Telefonassistent ist günstiger, hat aber zwei Nachteile in diesem Umfeld. Erstens laufen Sprachdaten oft über Cloud-Dienste großer US-Anbieter, was § 43e Abs. 4 BRAO und die DSGVO-Regeln zur Drittlandübermittlung gleichzeitig berührt. Zweitens sind Gesprächsmitschnitte und Transkripte selbst schutzbedürftige Daten, die irgendwo gespeichert werden.

Ausgeschlossen ist KI damit nicht. Wer sie einsetzt, sollte genau wissen, wo Audio und Text verarbeitet werden und wer Zugriff hat. Die Details stehen im Beitrag [KI-Telefonassistent und DSGVO](https://virtuelle-sekretaerin.de/ki-telefonassistent/ki-telefonassistent-dsgvo/). Kanzleien, die eine eigene Lösung auf europäischer Infrastruktur betreiben wollen, können [Sprach- und Chat-Assistenten individuell entwickeln lassen](https://onlinebuilders.biz/solutions/ai-bots).

## Kosten und Einrichtung

Bei den Preisen unterscheiden sich Kanzlei-Services kaum vom allgemeinen Markt: je nach Modell 0,54 bis 1,39 € pro Minute oder rund 1,40 bis 1,70 € pro Anruf, teils mit Grundgebühr. Spezialisierte Anbieter liegen eher am oberen Ende, weil sie geschulte Mitarbeiter und längere Notizen liefern. Ein Rechenbeispiel steht im Überblick zu den [Kosten eines Telefonservice](https://virtuelle-sekretaerin.de/telefonservice/telefonservice-kosten/).

Technisch bleibt die Kanzleinummer, wie sie ist. Du leitest bei Nichtannahme oder komplett auf die Nummer des Dienstleisters um. Für Kanzleien mit Telefonanlage reicht meist eine Einstellung in der Rufbehandlung, wie in der Anleitung zur [Rufumleitung](https://virtuelle-sekretaerin.de/telefonservice/rufumleitung-einrichten/) beschrieben.

Fang mit dem Vertrag an, nicht mit dem Tarif. Fordere vom Anbieter die Verschwiegenheitsvereinbarung und den Auftragsverarbeitungsvertrag an und leg beide neben die Checkliste oben. Fehlt die Belehrung über die Strafbarkeit oder die Regel zu Subunternehmern, lass sie ergänzen, bevor der erste Anruf umgeleitet wird.

## Häufige Fragen

### Brauche ich die Einwilligung meiner Mandanten für einen Telefonservice?

In der Regel nicht. § 43e Abs. 5 BRAO verlangt die Einwilligung nur für Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen. Ein Telefonservice für die ganze Kanzlei fällt normalerweise nicht darunter, die Vertragspflichten aus Absatz 3 gelten aber trotzdem.

### Reicht ein normaler Auftragsverarbeitungsvertrag?

Nein. Der Vertrag nach Art. 28 DSGVO regelt den Datenschutz, die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 43e BRAO ist eine zusätzliche, berufsrechtliche Anforderung. Beides kann in einem Dokument stehen, muss aber inhaltlich vollständig sein.

### Darf der Telefonservice im Ausland sitzen?

Nur, wenn der Schutz von Geheimnissen dort mit dem deutschen vergleichbar ist, so § 43e Abs. 4 BRAO. Frag deshalb ausdrücklich, wo die Mitarbeiter sitzen, die deine Anrufe annehmen, auch bei Spitzen- und Nachtzeiten.

### Gilt das auch für Steuerberater?

Ja. § 62a StBerG ist inhaltlich fast identisch mit § 43e BRAO: sorgfältige Auswahl, Vertrag in Textform, Verschwiegenheitsverpflichtung mit Hinweis auf die Strafbarkeit, Regel für Subunternehmer.

Foto: Ndawoje, CC BY-SA 4.0 (https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=136318326)