# Virtuelle Sekretärin

> Virtuelle Sekretärin, Telefonservice oder KI-Telefonassistent? Kosten, Leistungen, Datenschutz und der Weg zur Entscheidung für Praxen, Kanzleien und Handwerk.

Virtuelle Sekretärin ist ein zweisprachiger Ratgeber (Deutsch/Englisch) der OnlineBuilders LLC (https://onlinebuilders.biz/), eines US-Technologie-Studios für SaaS, KI und Datenplattformen. Jede Seite gibt es auch als Markdown: an die URL `index.md` anhängen. Die Links unten zeigen direkt auf die Markdown-Fassungen.

## Telefonservice

- [Telefonservice Kosten: Preismodelle mit Rechenbeispiel](https://virtuelle-sekretaerin.de/telefonservice/telefonservice-kosten/index.md): Ein externer Telefonservice kostet in Deutschland meist 0,54 bis 1,39 € netto pro Gesprächsminute oder 1,40 bis 1,70 € pro angenommenem Anruf, dazu je nach Tarif 0 bis 180 € Grundgebühr im Monat. Bei 150 Anrufen à zwei Minuten liegen die gängigen Modelle zwischen rund 180 und 640 € netto.
- [Telefonservice für Handwerker: Erreichbar trotz Baustelle](https://virtuelle-sekretaerin.de/telefonservice/telefonservice-handwerker/index.md): Ein Telefonservice für Handwerker nimmt Anrufe an, wenn im Betrieb niemand rangehen kann, notiert Einsatzort, Problem und Dringlichkeit und schickt die Notiz sofort per Mail oder SMS. Echte Notfälle stellt er aufs Bereitschaftshandy durch. Bei 100 Anrufen im Monat kostet das je nach Tarif etwa 130 bis 220 € netto.
- [Telefonservice für Kanzleien: § 203 StGB und § 43e BRAO](https://virtuelle-sekretaerin.de/telefonservice/telefonservice-kanzlei/index.md): Kanzleien dürfen einen externen Telefonservice nutzen. Seit 2017 erlaubt § 203 Abs. 3 StGB, mitwirkenden Dienstleistern Mandatsgeheimnisse zugänglich zu machen, soweit das erforderlich ist. Voraussetzung ist ein Vertrag in Textform nach § 43e BRAO mit Verschwiegenheitsverpflichtung und Belehrung über die Strafbarkeit, für Steuerberater nach § 62a StBerG.
- [Rufumleitung einrichten: Codes, Fritzbox, Telefonservice](https://virtuelle-sekretaerin.de/telefonservice/rufumleitung-einrichten/index.md): Am Handy richtest du eine Rufumleitung am schnellsten per Code ein: **21*Zielnummer# leitet sofort um, **61*Zielnummer**20# nach 20 Sekunden ohne Annahme, **67*Zielnummer# bei besetzt. Mit ##002# löschst du alle Umleitungen. An der Fritzbox geht es unter Telefonie, Rufbehandlung, Rufumleitung.

## KI am Telefon

- [KI-Telefonassistent: Wie er arbeitet und wo er scheitert](https://virtuelle-sekretaerin.de/ki-telefonassistent/ki-telefonassistent-funktionsweise/index.md): Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wandelt die Sprache des Anrufers in Text um, lässt ein Sprachmodell eine Antwort formulieren und liest sie mit synthetischer Stimme vor. Er beantwortet Standardfragen, bucht Termine und nimmt Anliegen auf. Schwach ist er bei Eigennamen, Dialekt, Notfällen und Anrufern, die aufgebracht sind.
- [KI-Telefonassistent Kosten: Minutenpreise und Nebenkosten](https://virtuelle-sekretaerin.de/ki-telefonassistent/ki-telefonassistent-kosten/index.md): Deutsche Komplettanbieter verlangen für einen KI-Telefonassistenten laut einem Vergleich von elf Anbietern 0,18 bis 0,50 € pro Minute oder Pakete von 9,99 bis 1.299 € im Monat, dazu bis zu 799 € Einrichtung. Entwickler-Plattformen aus den USA kommen auf etwa 0,08 bis 0,13 $ pro Minute, verlangen aber eigene Konfigurationsarbeit.
- [KI-Telefonassistent und DSGVO: Pflichten seit August 2026](https://virtuelle-sekretaerin.de/ki-telefonassistent/ki-telefonassistent-dsgvo/index.md): Ein KI-Telefonassistent lässt sich DSGVO-konform betreiben, wenn vier Dinge stimmen: ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter, ein Datenschutzhinweis für Anrufer, eine geprüfte Grundlage für Übermittlungen in Drittländer und der Hinweis zu Gesprächsbeginn, dass eine KI spricht. Letzterer ist seit 2. August 2026 nach Art. 50 KI-Verordnung Pflicht.
- [KI-Telefonassistent für die Arztpraxis: was er darf](https://virtuelle-sekretaerin.de/ki-telefonassistent/ki-telefonassistent-arztpraxis/index.md): In der Arztpraxis kann ein KI-Telefonassistent Termine vergeben, Folgerezepte und Überweisungswünsche aufnehmen und Öffnungszeiten nennen. Er darf keine medizinische Einschätzung abgeben und muss bei Warnzeichen sofort an das Team, die 116117 oder die 112 verweisen. Nötig sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag, die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB und Regeln für Gesundheitsdaten.

## Büro

- [Virtuelle Sekretärin: Aufgaben, Kosten, Vertrag](https://virtuelle-sekretaerin.de/buero-organisation/virtuelle-sekretaerin/index.md): Eine virtuelle Sekretärin arbeitet aus der Ferne für dein Büro: Sie nimmt Anrufe an, pflegt Termine, sortiert E-Mails, schreibt Korrespondenz und bereitet Rechnungen vor. Angeboten wird das von Büroservice-Agenturen mit Minuten- und Stundentarifen und von freiberuflichen Assistentinnen mit Stundenkontingenten. Vertraglich wichtig sind Datenschutz und die Abgrenzung zur Scheinselbständigkeit.
- [Online-Terminbuchung einrichten: Regeln, Tools, DSGVO](https://virtuelle-sekretaerin.de/buero-organisation/online-terminbuchung/index.md): Für eine Online-Terminbuchung brauchst du eine Buchungsseite, die mit deinem Kalender verbunden ist, feste Regeln für Dauer, Puffer und Vorlaufzeit sowie automatische Erinnerungen. Viele Büros haben das Werkzeug schon: Microsoft Bookings steckt in mehreren Microsoft-365-Tarifen, Google bietet Terminbuchungsseiten im Kalender. Spezialisierte Tools kosten ab etwa 10 $ pro Nutzer im Monat.
- [Post digitalisieren lassen: Ablauf, Kosten, GoBD](https://virtuelle-sekretaerin.de/buero-organisation/post-digitalisieren-lassen/index.md): Beim Post-Digitalisieren öffnet ein Scan-Dienst deine Briefe, scannt sie und stellt sie dir als PDF in einem Portal oder per Mail bereit. Die Post kommt per Nachsendeauftrag oder an eine Adresse des Dienstes. Zwei deutsche Anbieter verlangen 9,90 bis 49 € netto im Monat mit Inklusivbriefen und 0,79 bis 0,99 € je weiterem Brief. Originale dürfen nach GoBD meist vernichtet werden.
- [Telefonnotiz Vorlage: 9 Felder, die nie fehlen dürfen](https://virtuelle-sekretaerin.de/buero-organisation/telefonnotiz-vorlage/index.md): Eine brauchbare Telefonnotiz enthält Datum und Uhrzeit, Empfänger, Name und Firma des Anrufers, eine vorgelesene Rückrufnummer, das Anliegen in einem Satz, die Dringlichkeit, eine Rückruffrist, das Kürzel der aufnehmenden Person und ein Feld für die Erledigung. Unten steht eine Vorlage zum Kopieren für Papier, E-Mail oder Chat.

## English

- [Virtual Receptionist Cost: Pricing Models Compared](https://virtuelle-sekretaerin.de/en/phone-answering/virtual-receptionist-cost/index.md): A live virtual receptionist costs roughly $3.45 to $5.00 per minute on US minute bundles, while German services charge €0.54 to €1.39 per minute or about €1.40 to €1.70 per call. AI receptionists run at about $0.08 to $0.13 per minute in usage fees. Your call length and volume decide which model is cheapest.
- [Answering Service for Contractors: Setup and Costs](https://virtuelle-sekretaerin.de/en/phone-answering/answering-service-contractors/index.md): An answering service for contractors picks up when your crew can't, records the job address, the problem and how urgent it is, and texts or emails you the details straight away. True emergencies get patched through to whoever is on call. Expect a few hundred dollars a month for live agents, or far less for an AI agent.
- [Legal Answering Service: Confidentiality and Intake Rules](https://virtuelle-sekretaerin.de/en/phone-answering/legal-answering-service/index.md): Law firms can use an outside answering service, but the lawyer stays responsible for confidentiality. In the US, ABA Model Rules 1.6(c) and 5.3 require reasonable safeguards and supervision of non-lawyer providers; in England and Wales the SRA Code requires client affairs to be kept confidential. That means a written confidentiality agreement, minimal intake and clear escalation rules.
- [Forward Calls to an Answering Service: Codes and Setup](https://virtuelle-sekretaerin.de/en/phone-answering/forward-calls-answering-service/index.md): Most mobile networks accept standard codes: dial **61*number**20# to forward unanswered calls after 20 seconds, **67*number# when busy and **62*number# when your phone is off. **21*number# forwards everything, ##002# cancels all. Verizon uses its own codes, and desk phone systems have a call forwarding menu.
- [AI Receptionist: How It Works and Where It Fails](https://virtuelle-sekretaerin.de/en/ai-phone-agents/ai-receptionist-how-it-works/index.md): An AI receptionist answers calls, transcribes what the caller says, has a large language model decide on a reply and speaks it with a synthetic voice. It can answer routine questions, book into a connected calendar and take structured messages around the clock. It struggles with names, heavy accents, emergencies and upset callers.
- [AI Receptionist Pricing: Per-Minute Costs and Extras](https://virtuelle-sekretaerin.de/en/ai-phone-agents/ai-receptionist-pricing/index.md): On developer platforms such as Vapi or Retell, an AI receptionist costs roughly $0.08 to $0.13 per minute once speech recognition, the language model, the voice and telephony are added up. Packaged services in Germany charge €0.18 to €0.50 per minute or €9.99 to €1,299 a month, plus up to €799 setup. Integration and upkeep come on top.
- [AI Receptionist and GDPR: What You Must Do in 2026](https://virtuelle-sekretaerin.de/en/ai-phone-agents/ai-receptionist-gdpr/index.md): An AI receptionist can run lawfully under the GDPR and UK GDPR if you have a processing agreement with the vendor under Article 28, tell callers how their data is used, have a valid basis for any transfer outside Europe and keep recordings under control. In the EU, Article 50 of the AI Act has also required an up-front AI disclosure since 2 August 2026.
- [AI Medical Receptionist: Safe Uses and Hard Limits](https://virtuelle-sekretaerin.de/en/ai-phone-agents/ai-medical-receptionist/index.md): An AI medical receptionist can book and move appointments, take prescription refill and referral requests and answer practical questions. It must not give medical advice, and it has to route callers with warning signs to staff or emergency services immediately. US practices need a business associate agreement under HIPAA; EU and UK practices need GDPR safeguards for health data.
- [Virtual Secretary: Tasks, Rates and Contract Pitfalls](https://virtuelle-sekretaerin.de/en/office-admin/virtual-secretary/index.md): A virtual secretary works remotely for your office: answering calls, managing your diary, triaging email, drafting correspondence and preparing invoices. You can hire one through an agency, which bills by minute or hour, or as a freelancer on a monthly block of hours. Get a data processing agreement in place and structure the work so the freelancer is genuinely self-employed.
- [Online Booking System for Small Business: Setup Guide](https://virtuelle-sekretaerin.de/en/office-admin/online-booking-system-small-business/index.md): An online booking system for a small business needs a booking page linked to your calendar, clear rules for duration, buffers and lead time, and automatic reminders. Many offices already pay for one: Microsoft Bookings is included in several Microsoft 365 plans and Google Calendar offers booking pages in Workspace. Dedicated tools such as Calendly start at about $10 per user a month.
- [Virtual Mailbox for Business: How It Works and Risks](https://virtuelle-sekretaerin.de/en/office-admin/virtual-mailbox-business/index.md): A virtual mailbox receives your business post at a staffed address, scans the envelope, opens and scans the contents on request and shows everything in an app. In the US the provider is a Commercial Mail Receiving Agency and you must file USPS Form 1583 with two IDs. Pricing is usually a monthly fee with included items plus a charge per extra letter.
- [Phone Message Template: 9 Fields Every Note Needs](https://virtuelle-sekretaerin.de/en/office-admin/phone-message-template/index.md): A useful phone message records the date and time, who it's for, the caller's name and company, a callback number that was read back, the reason for the call in one sentence, how urgent it is, a callback deadline, the initials of whoever took it and a space to mark it done. Below is a template you can copy for paper, email or chat.

## Optional

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