# Virtuelle Sekretärin

> Virtuelle Sekretärin, Telefonservice oder KI-Telefonassistent? Kosten, Leistungen, Datenschutz und der Weg zur Entscheidung für Praxen, Kanzleien und Handwerk.

- [Telefonservice Kosten: Preismodelle mit Rechenbeispiel](https://virtuelle-sekretaerin.de/telefonservice/telefonservice-kosten/): Ein externer Telefonservice kostet in Deutschland meist 0,54 bis 1,39 € netto pro Gesprächsminute oder 1,40 bis 1,70 € pro angenommenem Anruf, dazu je nach Tarif 0 bis 180 € Grundgebühr im Monat. Bei 150 Anrufen à zwei Minuten liegen die gängigen Modelle zwischen rund 180 und 640 € netto.
- [Telefonservice für Handwerker: Erreichbar trotz Baustelle](https://virtuelle-sekretaerin.de/telefonservice/telefonservice-handwerker/): Ein Telefonservice für Handwerker nimmt Anrufe an, wenn im Betrieb niemand rangehen kann, notiert Einsatzort, Problem und Dringlichkeit und schickt die Notiz sofort per Mail oder SMS. Echte Notfälle stellt er aufs Bereitschaftshandy durch. Bei 100 Anrufen im Monat kostet das je nach Tarif etwa 130 bis 220 € netto.
- [Telefonservice für Kanzleien: § 203 StGB und § 43e BRAO](https://virtuelle-sekretaerin.de/telefonservice/telefonservice-kanzlei/): Kanzleien dürfen einen externen Telefonservice nutzen. Seit 2017 erlaubt § 203 Abs. 3 StGB, mitwirkenden Dienstleistern Mandatsgeheimnisse zugänglich zu machen, soweit das erforderlich ist. Voraussetzung ist ein Vertrag in Textform nach § 43e BRAO mit Verschwiegenheitsverpflichtung und Belehrung über die Strafbarkeit, für Steuerberater nach § 62a StBerG.
- [Rufumleitung einrichten: Codes, Fritzbox, Telefonservice](https://virtuelle-sekretaerin.de/telefonservice/rufumleitung-einrichten/): Am Handy richtest du eine Rufumleitung am schnellsten per Code ein: **21*Zielnummer# leitet sofort um, **61*Zielnummer**20# nach 20 Sekunden ohne Annahme, **67*Zielnummer# bei besetzt. Mit ##002# löschst du alle Umleitungen. An der Fritzbox geht es unter Telefonie, Rufbehandlung, Rufumleitung.
- [KI-Telefonassistent: Wie er arbeitet und wo er scheitert](https://virtuelle-sekretaerin.de/ki-telefonassistent/ki-telefonassistent-funktionsweise/): Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wandelt die Sprache des Anrufers in Text um, lässt ein Sprachmodell eine Antwort formulieren und liest sie mit synthetischer Stimme vor. Er beantwortet Standardfragen, bucht Termine und nimmt Anliegen auf. Schwach ist er bei Eigennamen, Dialekt, Notfällen und Anrufern, die aufgebracht sind.
- [KI-Telefonassistent Kosten: Minutenpreise und Nebenkosten](https://virtuelle-sekretaerin.de/ki-telefonassistent/ki-telefonassistent-kosten/): Deutsche Komplettanbieter verlangen für einen KI-Telefonassistenten laut einem Vergleich von elf Anbietern 0,18 bis 0,50 € pro Minute oder Pakete von 9,99 bis 1.299 € im Monat, dazu bis zu 799 € Einrichtung. Entwickler-Plattformen aus den USA kommen auf etwa 0,08 bis 0,13 $ pro Minute, verlangen aber eigene Konfigurationsarbeit.
- [KI-Telefonassistent und DSGVO: Pflichten seit August 2026](https://virtuelle-sekretaerin.de/ki-telefonassistent/ki-telefonassistent-dsgvo/): Ein KI-Telefonassistent lässt sich DSGVO-konform betreiben, wenn vier Dinge stimmen: ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter, ein Datenschutzhinweis für Anrufer, eine geprüfte Grundlage für Übermittlungen in Drittländer und der Hinweis zu Gesprächsbeginn, dass eine KI spricht. Letzterer ist seit 2. August 2026 nach Art. 50 KI-Verordnung Pflicht.
- [KI-Telefonassistent für die Arztpraxis: was er darf](https://virtuelle-sekretaerin.de/ki-telefonassistent/ki-telefonassistent-arztpraxis/): In der Arztpraxis kann ein KI-Telefonassistent Termine vergeben, Folgerezepte und Überweisungswünsche aufnehmen und Öffnungszeiten nennen. Er darf keine medizinische Einschätzung abgeben und muss bei Warnzeichen sofort an das Team, die 116117 oder die 112 verweisen. Nötig sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag, die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB und Regeln für Gesundheitsdaten.
- [Virtuelle Sekretärin: Aufgaben, Kosten, Vertrag](https://virtuelle-sekretaerin.de/buero-organisation/virtuelle-sekretaerin/): Eine virtuelle Sekretärin arbeitet aus der Ferne für dein Büro: Sie nimmt Anrufe an, pflegt Termine, sortiert E-Mails, schreibt Korrespondenz und bereitet Rechnungen vor. Angeboten wird das von Büroservice-Agenturen mit Minuten- und Stundentarifen und von freiberuflichen Assistentinnen mit Stundenkontingenten. Vertraglich wichtig sind Datenschutz und die Abgrenzung zur Scheinselbständigkeit.
- [Online-Terminbuchung einrichten: Regeln, Tools, DSGVO](https://virtuelle-sekretaerin.de/buero-organisation/online-terminbuchung/): Für eine Online-Terminbuchung brauchst du eine Buchungsseite, die mit deinem Kalender verbunden ist, feste Regeln für Dauer, Puffer und Vorlaufzeit sowie automatische Erinnerungen. Viele Büros haben das Werkzeug schon: Microsoft Bookings steckt in mehreren Microsoft-365-Tarifen, Google bietet Terminbuchungsseiten im Kalender. Spezialisierte Tools kosten ab etwa 10 $ pro Nutzer im Monat.
- [Post digitalisieren lassen: Ablauf, Kosten, GoBD](https://virtuelle-sekretaerin.de/buero-organisation/post-digitalisieren-lassen/): Beim Post-Digitalisieren öffnet ein Scan-Dienst deine Briefe, scannt sie und stellt sie dir als PDF in einem Portal oder per Mail bereit. Die Post kommt per Nachsendeauftrag oder an eine Adresse des Dienstes. Zwei deutsche Anbieter verlangen 9,90 bis 49 € netto im Monat mit Inklusivbriefen und 0,79 bis 0,99 € je weiterem Brief. Originale dürfen nach GoBD meist vernichtet werden.
- [Telefonnotiz Vorlage: 9 Felder, die nie fehlen dürfen](https://virtuelle-sekretaerin.de/buero-organisation/telefonnotiz-vorlage/): Eine brauchbare Telefonnotiz enthält Datum und Uhrzeit, Empfänger, Name und Firma des Anrufers, eine vorgelesene Rückrufnummer, das Anliegen in einem Satz, die Dringlichkeit, eine Rückruffrist, das Kürzel der aufnehmenden Person und ein Feld für die Erledigung. Unten steht eine Vorlage zum Kopieren für Papier, E-Mail oder Chat.

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