# Post digitalisieren lassen: Ablauf, Kosten, GoBD

> Beim Post-Digitalisieren öffnet ein Scan-Dienst deine Briefe, scannt sie und stellt sie dir als PDF in einem Portal oder per Mail bereit. Die Post kommt per Nachsendeauftrag oder an eine Adresse des Dienstes. Zwei deutsche Anbieter verlangen 9,90 bis 49 € netto im Monat mit Inklusivbriefen und 0,79 bis 0,99 € je weiterem Brief. Originale dürfen nach GoBD meist vernichtet werden.

- URL: https://virtuelle-sekretaerin.de/buero-organisation/post-digitalisieren-lassen/
- Sprache: de
- Aktualisiert: 2026-10-19
- Herausgeber: Virtuelle Sekretärin (OnlineBuilders LLC, https://onlinebuilders.biz)

Wer im Ausland lebt, viel unterwegs ist oder ohne festes Büro arbeitet, kennt das Problem: Die wichtigste Post kommt immer noch auf Papier. Steuerbescheide, Mahnungen, Briefe vom Gericht, Kündigungen. Und sie landet in einem Briefkasten, in den du gerade nicht schauen kannst.

Scan-Dienste lösen das, indem sie die Post für dich öffnen und als PDF bereitstellen. Das ist bequem. Es verschiebt aber auch ein paar Risiken, über die man vorher nachdenken sollte.

## Wie das Post-Digitalisieren abläuft

Der Ablauf ist bei allen Anbietern ähnlich:

**Vom Brief zum PDF**

1. **Umleiten** Die Post geht per Nachsendeauftrag oder direkt an eine Adresse des Scan-Dienstes.
2. **Kuvert scannen** Du siehst zuerst den Umschlag und entscheidest, was passiert.
3. **Öffnen und scannen** Der Inhalt wird gescannt, meist mit Texterkennung, und im Portal oder per Mail bereitgestellt.
4. **Original** Aufbewahren, vernichten oder nachsenden lassen, je nach Auftrag.
5. **Weiterverarbeiten** PDF ins Dokumentenarchiv, an die Buchhaltung oder an die virtuelle Assistenz.

Bei manchen Diensten kannst du einstellen, dass alles automatisch geöffnet wird, bei anderen entscheidest du für jeden Umschlag einzeln. Für Werbung reicht der Kuvert-Scan, dann wird sie direkt vernichtet.

## Nachsendeauftrag oder eigene Adresse beim Dienst?

Es gibt zwei Wege, die Post zum Scan-Dienst zu bringen.

**Nachsendeauftrag.** Deine Anschrift bleibt, die Deutsche Post leitet um. Für Geschäftskunden kostet der Nachsendeservice online 51,90 € inklusive Umsatzsteuer für sechs Monate, danach muss er verlängert werden. Vorteil: Alle Absender behalten deine bekannte Adresse. Nachteil: Nicht jede Sendung wird nachgesandt, Pakete anderer Zusteller etwa laufen über eigene Wege.

**Adresse des Scan-Dienstes.** Du gibst die Adresse des Dienstleisters als Postanschrift an. Vorteil: Alles kommt direkt dort an, ohne Umweg. Nachteil: Jeder Absender muss die neue Adresse kennen, und als Firmensitz oder Impressumsanschrift taugt sie nur, wenn du dort tatsächlich erreichbar bist. Ein reines Postfach reicht für die Anschrift im Impressum nicht.

Für die meisten kleinen Firmen ist der Nachsendeauftrag der einfachere Einstieg. Wer dauerhaft ohne eigenes Büro arbeitet, wechselt später auf eine feste Adresse.

## Was das kostet

Die Preise sind überschaubar. Zwei deutsche Scan-Dienste veröffentlichen ihre Tarife so (Stand Oktober 2026, netto):

| Posten | Spanne |
|---|---|
| Grundgebühr pro Monat | 9,90 bis 49,00 € beim einen, 9,99 bis 99,99 € beim anderen Anbieter |
| Enthaltene Briefe | 5 bis 50 bei Flatrate-Tarifen |
| Jeder weitere Brief | 0,79 bis 0,99 € |
| Zusätzliche Seiten | 0,10 € pro Seite bei einem Anbieter |
| Vernichtung | bei einem Anbieter kostenlos |

Ein Rechenbeispiel für einen Betrieb mit rund 60 Briefen im Monat:

**Monatskosten bei 60 Briefen, Beispieltarif**

- Flatrate mit 50 Briefen: 49,00 €
- 10 weitere Briefe à 0,79 €: 7,90 €
- Nachsendeservice 51,90 € (brutto) ÷ 6 Monate: 8,65 €
- **Pro Monat: 65,55 €**

Netto für den Scan-Dienst, Nachsendeservice inklusive Umsatzsteuer, auf den Monat umgerechnet.

Quelle: Preisseite Dropscan, abgerufen am 19.10.2026; Nachsendeservice laut Deutsche Post

Dazu kommen Kosten, wenn Originale zurückgeschickt werden sollen, und eventuell Seitenpreise bei sehr dicken Sendungen.

## Selbst scannen statt Dienst?

Wer ohnehin jeden Tag im Büro ist, braucht keinen externen Dienst. Ein Dokumentenscanner mit Einzug und Texterkennung, ein fester Ablageort und eine kurze Arbeitsanweisung reichen. Der Aufwand liegt dann nicht in der Technik, sondern in der Disziplin: Jemand muss täglich öffnen, scannen, benennen und ablegen.

Ein externer Dienst lohnt sich vor allem in drei Situationen. Wenn niemand regelmäßig vor Ort ist. Wenn das Team verteilt arbeitet und alle dieselbe Post sehen müssen. Oder wenn die Inhaberin im Ausland lebt und die Geschäftsadresse in Deutschland behalten will. In allen anderen Fällen ist der eigene Scanner die günstigere Lösung, vorausgesetzt, die Verfahrensdokumentation für das Finanzamt steht auch dann.

## Fristen: der Teil, über den niemand spricht

Hier liegt das eigentliche Risiko. Viele Fristen beginnen nicht, wenn du den Brief liest, sondern wenn er zugestellt wird oder als bekannt gegeben gilt.

Ein Steuerbescheid, der mit einfacher Post kommt, gilt nach § 122 Abs. 2 Nr. 1 AO am vierten Tag nach Aufgabe zur Post als bekannt gegeben. Ab dann läuft die Einspruchsfrist von einem Monat. Landet der Bescheid beim Scan-Dienst und du schaust erst nach zwei Wochen ins Portal, ist die Hälfte der Frist weg.

Noch strenger ist es bei förmlichen Zustellungen, den gelben Briefen von Gerichten und Behörden. Bei einer Ersatzzustellung, etwa durch Einlegen in den Briefkasten, gilt das Schreiben in diesem Moment als zugestellt. Eine Zahlungsklage, ein Mahnbescheid oder ein Versäumnisurteil haben Fristen von zwei Wochen.

Daraus folgen drei Regeln:

- Benachrichtigungen des Dienstes aufs Handy einschalten, nicht nur per Mail
- täglich ins Portal schauen, auch im Urlaub kurz
- mit dem Dienst vereinbaren, dass Schreiben von Gerichten und Behörden markiert oder sofort weitergeleitet werden

Wer eine [virtuelle Sekretärin](https://virtuelle-sekretaerin.de/buero-organisation/virtuelle-sekretaerin/) beschäftigt, kann ihr die tägliche Sichtung übertragen, mit klaren Regeln, was sofort an dich geht.

## Darf ich die Originale vernichten?

Steuerlich meist ja. [§ 147 Abs. 2 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html) erlaubt, aufbewahrungspflichtige Unterlagen als Bild oder auf Datenträgern aufzubewahren, wenn die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, während der gesamten Frist verfügbar ist und maschinell ausgewertet werden kann. Ausgenommen sind Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Zollunterlagen.

Wie das Scannen dafür organisiert sein muss, beschreiben die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) des Bundesfinanzministeriums. Gefordert ist im Kern eine Verfahrensdokumentation: wer scannt, wie geprüft wird, ob der Scan vollständig und lesbar ist, und wie die Dateien unveränderbar archiviert werden. Ein guter Scan-Dienst liefert dafür eine Beschreibung seines Verfahrens, die du in deine eigene Dokumentation übernehmen kannst. Als technischer Maßstab dient häufig die Technische Richtlinie TR-RESISCAN des BSI.

Die Fristen selbst stehen in § 147 Abs. 3 AO:

**Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abs. 3 AO**

| | Frist |
|---|---|
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre |
| Buchungsbelege, etwa Eingangsrechnungen | 8 Jahre |
| Empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen | 6 Jahre |

Zivilrechtlich sieht es anders aus. Verträge oder Urkunden, bei denen es im Streitfall auf das Original ankommen kann, lässt du dir besser zurückschicken. Das kostet ein Porto, erspart aber im Ernstfall einen Beweisstreit.

## Datenschutz und Briefgeheimnis

Der Scan-Dienst liest deine Post. Darin stehen Daten von Kunden und Mitarbeitern. Rechtlich ist er Auftragsverarbeiter, du brauchst einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Bei seriösen Anbietern ist er Teil der Anmeldung.

Für Berufsgeheimnisträger reicht das nicht. Ärzte und Anwälte müssen den Dienst zusätzlich zur Verschwiegenheit verpflichten, Steuerberater ebenso, wie im Beitrag zum [Telefonservice für Kanzleien](https://virtuelle-sekretaerin.de/telefonservice/telefonservice-kanzlei/) beschrieben. Das gilt für Post genauso wie für Telefonate.

## Der nächste Schritt

Post digitalisieren funktioniert am besten zusammen mit anderen Bausteinen der Büroorganisation: [Online-Terminbuchung](https://virtuelle-sekretaerin.de/buero-organisation/online-terminbuchung/) für Termine, ein Telefonservice für Anrufe, eine digitale Ablage für alles, was ankommt. Wer die eingehenden PDFs automatisch auslesen und in Buchhaltung oder CRM weiterreichen will, kann solche Abläufe mit Werkzeugen für [Datenanalyse und Automatisierung](https://onlinebuilders.biz/solutions/data-analytics) verbinden lassen.

Bevor du einen Dienst buchst, zähl einen Monat lang deine Briefe und notier, wie viele davon fristgebunden sind. Damit weißt du, welcher Tarif passt und wie streng deine Regeln für die tägliche Sichtung sein müssen.

## Häufige Fragen

### Darf der Scan-Dienst meine Briefe überhaupt öffnen?

Ja, wenn du ihn dazu beauftragt und bevollmächtigt hast. Das Briefgeheimnis schützt vor unbefugtem Öffnen, § 202 StGB stellt genau das unter Strafe. Mit deinem Auftrag ist das Öffnen befugt. Lies trotzdem nach, welche Mitarbeiter Zugriff haben und wie der Dienst das absichert.

### Was passiert mit Einschreiben?

Das hängt vom Anbieter und von der Art des Einschreibens ab. Für die Annahme braucht der Dienst in der Regel eine Empfangsvollmacht. Manche Einschreiben, etwa eigenhändige, darf nur der Empfänger selbst entgegennehmen, die landen dann als Benachrichtigung statt als Scan bei dir.

### Muss ich die Papieroriginale aufbewahren?

Für steuerliche Zwecke meist nicht, wenn der Scan ordnungsgemäß erstellt wurde und lesbar bleibt. Ausnahmen gelten für Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Zollunterlagen. Verträge oder Urkunden, bei denen es auf die Originalunterschrift ankommen kann, solltest du dir zurückschicken lassen.

### Kann ich auch private Post scannen lassen?

Ja, die meisten Dienste bieten das an. Steuerlich ist es dann keine Betriebsausgabe. Wer Geschäfts- und Privatpost trennen will, legt im Portal zwei Postfächer an.

Foto: United States Postal Service, CC BY-SA 3.0 (https://commons.wikimedia.org/wiki/File:USPS_Post_office_boxes_1.jpg)