# Büro – Virtuelle Sekretärin

> Terminbuchung, Post, Rechnungen: Büroarbeit auslagern oder automatisieren.

- [Virtuelle Sekretärin: Aufgaben, Kosten, Vertrag](https://virtuelle-sekretaerin.de/buero-organisation/virtuelle-sekretaerin/): Eine virtuelle Sekretärin arbeitet aus der Ferne für dein Büro: Sie nimmt Anrufe an, pflegt Termine, sortiert E-Mails, schreibt Korrespondenz und bereitet Rechnungen vor. Angeboten wird das von Büroservice-Agenturen mit Minuten- und Stundentarifen und von freiberuflichen Assistentinnen mit Stundenkontingenten. Vertraglich wichtig sind Datenschutz und die Abgrenzung zur Scheinselbständigkeit.
- [Online-Terminbuchung einrichten: Regeln, Tools, DSGVO](https://virtuelle-sekretaerin.de/buero-organisation/online-terminbuchung/): Für eine Online-Terminbuchung brauchst du eine Buchungsseite, die mit deinem Kalender verbunden ist, feste Regeln für Dauer, Puffer und Vorlaufzeit sowie automatische Erinnerungen. Viele Büros haben das Werkzeug schon: Microsoft Bookings steckt in mehreren Microsoft-365-Tarifen, Google bietet Terminbuchungsseiten im Kalender. Spezialisierte Tools kosten ab etwa 10 $ pro Nutzer im Monat.
- [Post digitalisieren lassen: Ablauf, Kosten, GoBD](https://virtuelle-sekretaerin.de/buero-organisation/post-digitalisieren-lassen/): Beim Post-Digitalisieren öffnet ein Scan-Dienst deine Briefe, scannt sie und stellt sie dir als PDF in einem Portal oder per Mail bereit. Die Post kommt per Nachsendeauftrag oder an eine Adresse des Dienstes. Zwei deutsche Anbieter verlangen 9,90 bis 49 € netto im Monat mit Inklusivbriefen und 0,79 bis 0,99 € je weiterem Brief. Originale dürfen nach GoBD meist vernichtet werden.
- [Telefonnotiz Vorlage: 9 Felder, die nie fehlen dürfen](https://virtuelle-sekretaerin.de/buero-organisation/telefonnotiz-vorlage/): Eine brauchbare Telefonnotiz enthält Datum und Uhrzeit, Empfänger, Name und Firma des Anrufers, eine vorgelesene Rückrufnummer, das Anliegen in einem Satz, die Dringlichkeit, eine Rückruffrist, das Kürzel der aufnehmenden Person und ein Feld für die Erledigung. Unten steht eine Vorlage zum Kopieren für Papier, E-Mail oder Chat.

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